البحوث

ماهية المعلومات

تعريف المعلومات

المبحث الأول :أهمية  المعلومات

 

    تشترك معظم التنظيمات في المنشآت العمة و الخاصة في توفير المعلومات اللازمة لتسهيل تحقيقها لأهدافها المختلفة .و في سبيل ذلك تحرص هذه التنظيمات على جمع البيانات من بيئتها الداخلية والخارجية و تصفيها و تنقيها و تعالجها لتتوصل إلى المعلومات اللازمة في اتخاذ القرار.

 

المطلب الأول :الفرق بين البيانات و المعلومات

يختلف مفهوم البيانات عن المعلومات برغم العلاقة الوثيقة بينهما .فالبعض يستخدمهما على أساس أنهما مترادفين لمعنى واحد إلا أنه توجد العديد من المفاهيم التي بواسطتها يمكن التفريق بين البيانات و المعلومات.

يعرف شيلي و كاشمان shelly et cashman “البيانات هي تمثيل لحقائق أو مبادئ أو تعليمات في شكل رسمي للاتصالات ،و التفسير ،و التشغيل بواسطة الأفراد أو الآلات الأوتوماتيكية “(1)

يعرف لوكاس Lucasالمعلومات على أنها “تعبر عن حقيقة ،أو ملاحظة أو إدراك ،أو أي شيء محسوس ،أو غير محسوس يستخدم في تدنيه عدم التأكد بالنسبة لحالة أو حدث معين و يضيف إلى معرفة الفرد أو الجماعة “(2). 

و يمكن الحصول على المعلومات إما عن طريق الملاحظة المباشرة أو الاتصال ،و يحصل أغلب المديرين على المعلومات من خلال الاتصالات و حتى بالنسبة لأبسط مراكز المسؤولية في التنظيم.

 هناك فرق كبير بين البيانات و المعلومات فالأولى عبارة عن أرقام أو كلمات أو حقائق خام إذا عولجت أي تم تنقيتها و تصفيتها أو تبويبها أو معالجتها حسابيا أو رياضيا ،تحولت إلى بيانات معالجة .و الثانية هي بيانات سبق معالجتها في المرحلة الأولى ،والتي تعطي لنا معلومات كاملة تكون لها فائدة في ترشيد وظائف الإدارة.

2)(1):كامل السيد غراب :نظم المعلومات الإدارية ،مدخل إداري ،مكتبة و مطبعة الإشعاع الفنية ،مصر ،1999،ص40

-يشير تعبير البيانات إلى تك الحقائق غير المنظمة و التي تمثل المدخلات الخاصة بنظم المعلومات الإدارية .أي أن البيانات هي بمثابة المادة الخام التي يتم تشغيلها في نظام المعلومات .

-المعلومات تشير إلى المخرجات الناتجة عن تشغيل نظام المعلومات و التي تعبر عن معاني محددة لمستخدمي المعلومات في المنظمة. (3)

 

المطلب الثاني :  معالجة البيانات .

تعتبر البيانات المادة الخام التي يجب أن تعالج و تشغل لتصبح معلومات من جانب مستقبلها .وهذه العمليات قد تكون بسيطة أو معقدة ،ويمكن تحديد عدة  خطوات للمعالجة التي يتم من خلالها تحويل البيانات إلى معلومات وهي:

*الحصول على البيانات :تشير إلى تسجيل البيانات من أحداث تحدث في شكل معين .

*التأكد من صحتها :وذلك من خلال التأكد من انه تم الحصول عليها وتسجيلها بطريقة صحيحة.

*التصنيف :هذه العملية تتعلق بوضع عناصر البيانات في قطاعات معينة بحيث تعطي معنى للمستخدم .

*الفرز و الترتيب :هذه العملية تتعلق بوضع عناصر البيانات في ترتيب معين أو محدد مقدما .

*التلخيص :و تتم من خلال دمج و تجميع عناصر البيانات .

*العمليات الحسابية :هذه العملية تشير إلى العمليات الحسابية أو العمليات المنطقية لاستخدام البيانات .

(3):سونيا محمد البكري :نظم المعلومات الإدارية ،الدار الجامعية ،مصر ،1999،ص98

 

*التخزين :وتشير إلى وضع البيانات في أماكن محددة في وسيلة معينة مثل المستندات أو الميكروفيلم أو الأشرطة الممغنطة و التي يمكن استرجاعها وقت الحاجة إليها .

*الاسترجاع :وهي عملية البحث و الحصول عن عناصر البيانات من الوسيلة المستخدمة في التخزين .

*الانتشار أو الاتصال:تتضمن تحويل البيانات من مكان لآخر ويمكن أن تحدث في أماكن التقاء ،مجموعة من عمليات تشغيل البيانات. (4)

 

المطلب الثالث :مصادرو أهمية المعلومات

 

الفرع الأول:مصادر المعلومات

 

المعلومات التي تستخدم  من طرف المؤسسة في اتخاذ القرارات يمكن الحصول عليها من مصادر معينة ومختلفة وعلى المديرين أن يكونوا متنبهين لهذه المصادر لتفادي المشاكل التي يمكن أن تحدث جراء عدم معرفة المصدر الحقيقي للمعلومة .والملاحظ انه توجد نوعين من المصادر والموضحة كالتالي:المصادر الأولية ،المصادر الثانوية .

أولا:المصادر الأولية )الرئيسية(:

هذه المصادر لها اهمية أكبر من المصادر الثانوية نتيجة لاختلاف التنظيم وطبيعة المجالات الوظيفية المختلفة ،وأهم مصادر المعلومات الأولية نجد:

-الملاحظة:من مميزاتها تجنب تحيز المستجيب .

-التجارب :من خلالها يتم التحكم في متغيرات ذات الاهتمام.

-البحث الميداني :هو طريق كفء للوصول إلى مجموعة كبيرة من الناس .

-التقدير الشخصي:عملية الحصول على المعلومات من الخبراء .

 

(4): سونيا محمد البكري :مرجع سابق ،ص102.

ثانيا :المصادر الثانوية :

 

-معلومات الشركة :من مميزاتها أنها تكون محددة وفقا للموقف ،موجودة ،جاهزة و تكلفتها رخيصة جدا.

-المصادر الخارجية :لا يمكن  الحصول عليها ووجودها بطريقة سهلة ،و تكلفتها قليلة.

-المطبوعات و المنشورات :

-الأجهزة الحكومية :من مميزاتها أنها غير شخصية ،وذات حجم كبير من المعلومات.(5)

 

الفرع الثاني :أهمية المعلومات

 

يتم جمع البيانات من طرف المنشأة ومعالجتها لعدة أسباب فمنها التي تستخدم لقياس مدى صحة الأداء المالي للمنشأة و حيويته،و تفيد المستثمرين الذين يرغبون في الاستثمار وكذا رجال البنوك الذين ينظرون في إمكانية منح المنشأة بعض القروض .إضافة إلى ذلك تزويد العملاء و الموردين بما يحتاجونه عن المؤسسة فينا يخص منتجاتها و التسعيرة الخاصة بها.

يمكن اعتبا ر المعلومات المورد الثالث بعد رأس المال و العمل ،فبدون المعلومات يصبح اتخاذ القرار اعتباطيا ومكلفا و ليس بالضرورة رشيدا اقتصاديا.وتستخدم الإدارة المعلومات في قيامها بجميع وظائفها من تخطيط وتوجيه  و تنظيم ورقابة على القيام بوظائف المنشأة .فاستخدام المعلومات في اتخاذ القرارات يعد من أهم الأغراض التي  تحتفظ المنشأة بالبيانات من أجلها .   

تقاس قيمة المعلومة بمدى تغطية المنفعة الناتجة عنها لتكلفة إعدادها .ويدخل في هذه التكلفة عنصر الوقت و الجهد و المال .

 

 

(5):سونيا محمد البكري :مرجع سابق ،ص136

المطلب الرابع:تكاليف وشروط جودة المعلومات

 

الفرع الأول:تكاليف إنتاج المعلومات .

التكاليف المتعلقة بإنتاج المعلومات غالبا ما تتعلق بواحد أو أكثر من أغراض المعلومات فالتصنيف المحاسبي يصنف التكاليف التي لها علاقة بحجم الإنتاج  إلى متغيرة ،و شبه متغيرة و ثابتة .

 وهناك تصنيف تكاليف المعلومات وفقا للوقت والتي سنذكرها في الآتي :

*تكاليف التطوير :هذه التكاليف تتضمن تحديد و تحليل متطلبات التنظيم للمعلومات ،وتصميم و تنمية الإجراءات الروتينية و الخاصة بالحاسب الآلي للوفاء بمتطلبات التنظيم.

*تكاليف الإنشاء: هذه التكلفة تتضمن التدريب المبدئي للوظائف الكتابية أو مشغلي الآلات أو الاستثمار في بعض المعدات المبدئية مثل معدات تكييف الهواء ،معدلات الرطوبة ،..والجهود الخاصة بتحويل وسيلة أو شكل مستند ليتغير مع طرق تشغيل البيانات الجديدة .

*تكاليف التشغيل :هذه التكاليف المتغيرة و شبه المتغيرة و الثابتة تتضمن تكاليف جميع الآلات المستعملة ،مرتبات العاملين الملازمة لتشغيل الآلات ، و التدريب المستمر للعاملين الجدد،تكاليف الصيانة و الإمداد(6)

 

 

 

 

 

(6):سونيا محمد البكري :مرجع سابق ،ص125.

الفرع الثاني :شروط المعلومات الجيدة :

هناك عدة شروط لتكون المعلومة جيدة تساعد في فهم و تقييم و اتخاذ القرارات الصائبة.

*سهولة وسرعة الحصول عليها :

*الشمول :هذا يعني إلى أن تكون المعلومات كاملة و شاملة إلا أن هذا الشرط غير ملموس يصعب قياسه.

*الصحة والدقة :بمعنى أن تكون خالية من الخطأ،خطأ في نقلها أو خطأ في حسابها.

*الملائمة :بمعنى مدى ملائمة المعلومات لطلب المستخدم و الموضوع محل البحث.

*الوقت المناسب :هذا الشرط يشير إلى تخفيض وقت التشغيل إلى أقصى ما يمكن لكي يكون ملائم وقت الحاجة إليه.

الوضوح :يجب أن تكون المعلومات واضحة أي خالية من الغموض.

*المرونة :تعني المرونة قابلية المعلومات على التكيف للاستخدام بأكثر من مستخدم.(7)

*الحداثة :أي أن تكون المعلومات جديدة لم يمر عليها وقت طويل ،و الوقت هنا على حسب حساسية المعلومة.

*يمكن الاعتماد عليها(8)

 

 

(7): سونيا محمد البكري :مرجع سابق ،ص147

(8): كامل السيد غراب،مرجع سابق ،ص53.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى