البحوث

ماهية نظام المعلومات

تحتاج المؤسسة إلى كم هائل من المعلومات على جميع المستويات ،والتي قد يتوقف نجاحها على هذه المعلومات باعتبارها مورد هام للمؤسسة من جهة ،وحسن استخدامها و إدارتها من جهة أخرى لاتخاذ القرارات الرشيدة.

تتضح أهمية نظم المعلومات في قدرتها على تحسين عمليات و أداء جميع أنواع و أحجام المنظمات .

المطلب الأول :تعريف نظام المعلومات

“يمكن تعريف نظام المعلومات من الناحية الفنية على أساس أنه مجموعة من الإجراءات التي تقوم بجمع واسترجاع وتشغيل و تخزين و توزيع المعلومات لتدعيم اتخاذ القرارات و الرقابة في التنظيم.”(9)

عرف هودج وزملاؤه(1984)نظام المعلومات على أنه “عملية اتصال يتم من خلالها تجميع البيانات و تشغيلها و تخزينها و نقلها للأفراد المناسبين داخل المنظمة بغرض توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ،و يتكون ذلك النظام من شخص واحد على الأقل ،له نمط نفسي معين ،ويواجه مشكلة ما داخل نسق تنظيمي معين و يحتاج حلها إلى وجود بعض الحقائق )المعلومات(،والتي يتم من توفيرها من خلال وسيلة عرض معينة”(10)

المطلب الثاني :تطور نظام المعلومات

اتسع الدور الذي تقوم به نظم المعلومات في المنشآت بدرجة واضحة على مر السنين

 

 

(9): سونيا محمد البكري :مرجع سابق ،ص14

(10):منال محدم الكردي،نظم المعلومات الادارية ،الدار الجامعية ،الاسكندرية،مصر،دون ذكر سنة النشر ،ص186

،فحتى الستينات كان دور نظم المعلومات بسيطا يتناول معالجة المعلومات ،و إمساك الدفاتر ،و المحاسبة التقليدية ،وغيرها من تطبيقات المعالجة الالكترونية للبيانات .ثم أضيف دور آخر بانبثاق نظم المعلومات الإدارية والذي ركز على إمداد المستخدمين النهائيين بالتقارير المحددة لتوفير المعلومات التي تحتاجها الإدارة لأغراض اتخاذ القرارات.

بحول السبعينات ظهرت نظم دعم اتخاذ القرارات و التي كان دورها هو إمداد المستخدمين بالدعم ألتخاطبي المرن لعمليات اتخاذ القرار. الشكل:نمو دور نظم المعلومات في خدمة الأعمال :

·       تشغيل البيانات :الخمسينات –الستينات.

نظم الكترونية لمعالجة المعاملات ،إمساك الدفاتر ،و المحاسبة التقليدية.

·       إعداد التقارير الإدارية :الستينات –السبعينات.

نظم المعلومات الإدارية لإعداد التقارير و لتوفير المعلومات المحددة مقدما لدعم اتخاذ القرار.

·       دعم القرارات :السبعينات –الثمانينات .

نظم دعم اتخاذ القرار لتوفير الدعم ألتخاطبي المرن لعملية اتخاذ القرارات الإدارية.

·       دعم استراتيجي للمستخدم النهائي:

 *نظم محوسبة للمستخدم النهائي لتوفير الدعم المباشر للمستخدم النهائي في سبل رفع إنتاجيته.

*نظم معلومات الإدارة العليا لتوفير المعلومات الحرجة للإدارة العليا .

*نظم خبيرة لتوفير استشارة للمستخدم النهائي قائمة على معرفة الخبير.

*نظم معلومات إستراتيجية لتوفير الخدمات القائمة على المعلومات الإستراتيجية لدعم الميزة التنافسية.

·       مرحلة الأعمال والتجارة الالكترونية :التسعينات وحتى الآن

نظم الأعمال الالكترونية و التجارة الالكترونية وتستند على الانترنت و الانترانت والاكسترانت.(11)

المصدر :كامل السيد غراب :مرجع سابق ،ص100

(11):منال محمد الكردي ،مرجع سابق ،ص34

المطلب الثالث:موارد نظام المعلومات

الفرع الأول :وظائف نظام المعلومات

قبل التطرق إلى موارد نظام المعلومات يجدر بنا التطرق إلى وظائفه والمتمثلة في الآتي:

1/الإدخال :وهو تجميع العناصر اللازمة لتشغيل النظام فمثلا لا بد من تجميع المواد الخام ،الطاقة ،الأفراد ،و البيانات ،قبل أن يتم التشغيل .

2/التشغيل :وهو عملية تحويل المدخلات إلى مخرجات مثل إجراء عمليات حسابية على البيانات .

3/المخرجات:ينطوي على نقل المخرجات الناتجة من عملية التحويل إلى مقرها النهائي مثل توزيع التقارير على المستخدمين.

4/التغذية المرتدة :تمثل معلومات حول أداء النظام مثل :صدور معلومات حول أداء رجال البيع لمدير المبيعات.

5/الرقابة :تنطوي على متابعة و تقييم المعلومات المرتدة لتحديد انحرافات للنظام عن أهدافه و كذلك اتخاذ ما يمكن اتخاذه لتعديل المدخلات و عمليات النظام للوصول إلى مخرجات ملائمة.(12)

 

الفرع الثاني :مكونات نظم المعلومات .

يتكون نظام المعلومات من مكونات يتم استخدامها للقيام باستقبال موارد البيانات و تحويلها إلى منتجات معلوماتية .

 

 

 

 

(12):منال محمد الكردي،مرجع سابق ،

أولا:الموارد البشرية .

إن وجود الأفراد ضروري لعمل أي نظام معلومات و هناك نوعين من هذه الموارد:

1/المستخدمين النهائيين :وهم الأفراد الذين يستخدمون مخرجاته المجهزة بواسطة الآخرين .ومثال ذلك :المحاسبين ،رجال البيع ،المهندسين ،المديرين..

2/الأخصائيون في نظم المعلومات :هم الذين يطورون و يشغلون النظام و يشمل كل محللي النظم وهم الذين يصممون نظام المعلومات. مطوري البرامج وهم الذين يقومون باستخدام التفاصيل بالاعتماد على الحاسب الآلي. أما مشغلي النظام فيساعدون في تشغيل ومتابعة و صيانة نظم المعلومات.

ثانيا:الموارد المادية. 

وتتضمن جميع الأجهزة المادية و المواد المستخدمة في تشغيل المعلومات وهي تشمل الحاسبات،الأجهزة المكملة وتشمل الفأرة و لوحة المفاتيح  و الطابعة ،والوسائط مثل الأقراص و الورق .

ثالثا:موارد البرمجيات .

تشمل جميع أنواع تعليمات تشغيل البيانات ،و البرامج و الإجراءات مثل برامج تشغيل النظام ،و برامج التطبيقات ،و الإجراءات و هي تعليمات التشغيل.

رابعا:موارد البيانات :

تعتبر البيانات موردا هاما ينبغي إدارته بفاعلية لصالح جميع المستخدمين النهائيين في المنظمة.

خامسا :موارد الشبكات :

أصبحت شبكات الاتصال مثل الانترنت و الانترانت و الاكسترانت ضرورية لقيام المنظمة بالتجارة و الأعمال الالكترونية في جميع أنواع المنظمات و نظم المعلومات.

 

 

(13): منال محمد الكردي،مرجع سابق ،ص27

المطلب الرابع :أنواع نظم المعلومات:

يمكن تقسيم نظم المعلومات في المؤسسة بعدة طرق ونذكر أشهرها:

أولا :التصنيف حسب المستوى التنظيمي

من الاتجاهات المعروفة و المستخدمة بكثرة ،إقامة هذه النظم بشكل موازي لخطوط التنظيم وبالتالي يوجد عدة أنظمة من أشهرها :

  • نظم معلومات الأقسام
  • نظم معلومات الشروع :تخدم أقسام ووظائف مختلفة في مشروع أو منشأة معينة .
  • نظم المعلومات بين الوحدات التنظيمية :تستخدمها أكثر من وحدة إدارية بالتداخل و الاشتراك.

ثانيا :التصنيف حسب وظائف المنشأة الرئيسية

هذه النظم تتبع وظائف المنشأة الرئيسية من إنتاج ،تسويق ، تمويل ،محاسبة وإدارة الموارد البشرية.

ثالثا :التصنيف حسب الدعم الذي يوفره النظام

اتضحت أهمية المعلومات لإنجاح نظام  المعلومات بظهور الحاسب الآلي و اتساع استخدامه،فقد تعددت الأهداف التي استخدمت الإدارة الحاسب الآلي لتحقيقها والتي يمكن حصرها في الآتي:

  • نظم دعم عمليات المنشأة :و يتم هنا معالجة العمليات الإدارية بكفاءة ،والرقابة على العمليات الصناعية ،و تسهيل اتصالات المكاتب ،وتحديث قواعد البيانات بالمنشأة ويضم)نظم معالجة البيانات،نظم الرقابة ،نظم أتمتة المكاتب (.
  • نظم دعم وظائف الإدارة:تدعم تخطيط وتوجيه وتنظيم ورقابة أدوار الإدارة عامة و اتخاذ القرارات خاصة .
  • نظم دعم اتخاذ القرارات:وفقا لهذا النظام يتم تقسيم اتخاذ القرارات إلى ثلاث مراحل :التحري وهي جمع البيانات ،التصميم والتي بموجبها يتم تحديد البدائل الممكنة لحل المشكلة،وفي مرحلة الاختيار يتم تحليل البدائل المطروحة لحل المشكلة ،وقد أضاف آخرون مرحلة التطبيق والتي فيها يتم إصدار القرارات بوضع البديل المختار.
  • خلق ودعم الميزة الإستراتيجية سيتم التطرق إليه في المبحث الثاني.(14)

المطلب الخامس:أهمية نظام المعلومات

يعتبر نظام المعلومات ذو أهمية بالغة وذلك لعدة أسباب منها :

-تزايد المعرفة المتاحة للمديرين

-نمو المنشآت وتعقد أعمالها .

-ازدياد درجة تخصص المنشآت وكذا التعقيد التكنولوجي.

-ازدياد درجة التغير البيئي و التكنولوجي و انتشار استخدام الحاسبات الآلية.

بالاعتماد على هذه الأسباب يمكن استخلاص اهمية نظم المعلومات حيث أنها ناحية وظيفية هامة للإدارة لتحقيق أهداف المؤسسة  .كما أن نظام المعلومات جزء أساسي و هام من موارد التنظيم ،ومن ثم له تأثير بليغ على كفاءة التشغيل من جهة ،و إنتاجية العملين و رضا العملاء من جهة أخرى.

تعتمد المؤسسة على نظام المعلومات كمصدر رئيسي لدعم فاعلية اتخاذ القرارات و فرصة حيوية خلاقة لعمل كثير من الناس .وفي الأخير وخلاصة للأهمية السابقة يمكن القول بأنه مكون هام لتطوير الميزة التنافسية للمنشأة و أعمالها.(15)

 

(14): (15): كامل السيد غراب :مرجع سابق ،ص109،ص85.

المبحث الثالث:نظام المعلومات الاستراتيجي :

ثبت في دراسة حديثة في التسعينات أن استخدام تكنولوجيا المعلومات لزيادة الميزة التنافسية يحتل المرتبة الثالثة بين أهم الموضوعات التي تواجه المدراء ، أي بعد الإنتاجية و الجودة ومن هنا يجب علينا أن نحدد مختلف المفاهيم المعلقة بهذا النظام .

 

المطلب الأول :تعريف نظام المعلومات الاستراتيجي.

“نظم المعلومات الإستراتيجية هي تلك النظم التي تقوم بدعم أو تكوين الإستراتيجية التنافسية لوحدة الأعمال .و تتميز هذه النظم بقدرتها الجوهرية على تغيير أسلوب أداء الأعمال التي يدعمها النظام .ويتم ذلك من خلال مساهمتها في تحقيق أهداف التنظيم و قدرتها المعنوية على زيادة الأداء و الإنتاجية.”(16).

بمعنى أنها أصبحت تركز على تحسين الموقف التنافسي للمنشأة من خلال دعم إعادة هندسة عمليات الأعمال بها ،و زيادة إنتاجية عمالها و تحسين العمل الجماعي ،و تحسين الاتصالات.

“نظم المعلومات الإستراتيجية هي نظم معلومات مبنية على استخدام الحاسب الآلي تستخدم كأداة لتطبيق إستراتيجية المنظمة التي تعتمد على استخدام و تشغيل و اتصال المعلومات.وعادة يتعدى هذا النوع من المعلومات الإستراتيجية حدود المنظمة ليشمل العملاء و المستهلكين و الموردين و المنافسين .و لهذا نجد أن استخدام أدوات وشبكات الاتصال يعتبر جوهر تطبيق نظم المعلومات الإستراتيجية.”(17)

و يلاحظ أن الأداة التي تمكن نظم المعلومات الإستراتيجية من تحقيق الهدف من استخدامها هو تكنولوجيا المعلومات

 

(16):  كامل السيد غراب :مرجع سابق ،502

(17):سونيا محمد البكري ،مرجع سابق ،196.

المطلب الثاني :استخدام نظم المعلومات الاستراتيجية لتحقيق ميزات تنافسية

لتتغلب المؤسسة على المنافسة تلجأ إلى عدة طرق و من أهم هذه الطرق الاعتماد على نظم المعلومات الإستراتيجية ،ومن مزاياها أنها تساعد المؤسسة في تطوير منتجات و خدمات جديدة و الحصول على حصة سوقية ،و تشجيع المستهلكين و الموردين على التعامل مع المنظمة .

لكي يستخدم نظام المعلومات كسلاح استراتيجي لا بد من التعرف على الفرص الإستراتيجية المتاحة للمنظمة ،وهناك نموذجين يمكن استخدامهما لتحقق نظم المعلومات للمنظمة مميزات تنافسية تفوق منافسيها،وهذان النموذجان هما نموذج سلسلة القيمة و نموذج القوى التنافسية.(18)

 

أولا:نموذج القوى التنافسية :

يمكن تحقيق مزايا تنافسية عن طريق تدعيم قدرة المنظمة في التعامل مع المستهلكين و العملاء و المنتجات و الخدمات البديلة و المنافسين الجدد الذين يدخلون السوق و الذين قد يؤدوا إلى تغير ميزان القوى بين المنظمة و المنافسين.

و يمكن للمنظمات أن تستخدم أربع استراتيجيات رئيسية لمواجهة هذه القوى التنافسية.

1-تميز المنتجات :تطوير الولاء للعلامة و تقديم المنتجات و الخدمات الجديدة التي يمكن بسهولة تمييزها عن المنافسين و يصعب تقليدها.

2-تميز الأسواق :تحديد أسواق جديدة عن طريق تحديد هدف محدد للمنتج أو الخدمة يمكن أن يتفوق فيه.

 

 

(18) :سونيا محمد البكري ،مرجع سابق،208.

 

3-تطوير علاقة وثيقة مع العملاء و الموردين :خلق روابط وثيقة تربط بين المستهلكين و الموردين و تربط العملاء بمنتجات المنظمة و تربط الموردين بمواعيد التسليم وبجداول الأسعار،و بالتالي تخفيض من قوة المساومة لكل من العملاء و المودين.

4-تخفيض تكلفة الإنتاج: إنتاج منتجات و خدمات بأقل من أسعار المنافسين بدون التضحية بمستوى الجودة أو أداء الخدمة.\

ثانيا :نموذج سلسلة القيمة :هو مجموعة الأنشطة المحددة في المنظمة  حيث يمكن تطبيق الاستراتيجيات التنافسية .

  • الأنشطة الرئيسية :هي الأنشطة المرتبطة بالإنتاج و التوزيع لمنتجات و خدمات المنظمة و التي تخلق قيمة بالنسبة للعملاء.
  • الأنشطة المدعمة أو المساعدة :هي التي تجعل القيام بالأنشطة الرئيسية ممكنا و تكون البنية الأساسية للمنظمة )الإدارة و التنفيذ (و الموارد البشرية )تعين الموظفين و التدريب(،التكنولوجيا )تحسين الإنتاج و العمليات الإنتاجية (و التوريد )المدخلات من المشتريات (.

 

المطلب الثالث:التطبيقات الإستراتيجية لنظم المعلومات الإستراتيجية.

إن التطبيقات الإستراتيجية لنظم المعلومات يمكن تصنيفها في قطاعين رئيسين كما هما موضحين في الجدولين الآتيين:

-تطبيقات تؤثر مباشرة في القدرة التنافسية للتنظيم :وهي التي تؤثر في قدرة المنافسين على تشغيل هذه الطبقة من نظم المعلومات ،ويجعل تكلفة التحول إلى منافسين جدد غالية و مرتفعة .

-تطبيقات تغير طبيعة المنتجات أو الأسواق أو الصناعة:والمقصود هنا هو التغيرات المستمرة في طريقة الأداء بالنسبة للمنظمة في صناعة معينة.

أولا:التأثير التنافسي:

جدول :التأثير التنافسي لنظم المعلومات الإستراتيجية.

التأثــــــير التعريــــف

ثانيا :التأثير على الصناعة .

جدول :تأثير نظم المعلومات الإستراتيجية على الصناعة

التأثــــير التعريــــف
*طبيعة المنتجات و الخدمات

 

*دورة حياة المنتج

*المدى الجغرافي

 

*اقتصاديات الحجم في الإنتاج

 

*التغير في القيمة المضافة

 

*قوة الموردين في المساومة

 

 

خلق منظمات جديدة

خلق أو تغيير المنتجات و الخدمات عن طريق الاعتماد على التكنولوجيا.

مد دورة حياة المنتج أو الخدمة

تخفيض المحددات الجغرافية أو السوقية للمنتجات.

زيادة الحجم في الإنتاج بدون زيادة مماثلة في التكلفة أو في مزيج المنتجات

تغير محتوى المنتجات و قيمتها بإضافة معلومات مبنية على الأبعاد الجديدة

القدرة على التحكم في السوق عن طريق الأسعار أو توفير المنتجات أو التسليم أو الجودة

خلق منتجات أو أسواق جديدة.

المصدر :سونيا محمد البكري ،مرجع سابق ،220

المطلب الرابع :أهمية نظام المعلومات الاستراتيجي

يمكن للمدراء استخدام نظم المعلومات الإستراتيجية في ثلاثة أدوار أساسية من خلال تحسين كفاءتها التشغيلية ،و الترويج للابتكار في الأعمال ،و تكوين موارد تكنولوجيا المعلومات الإستراتيجية . وبالتالي تدعم هذه الأدوار المنشأة في توظيفها للإستراتيجيات التنافسية لمواجهة قوى المنافسة الخمسة من منافسين مباشرين ،و عملاء ،موردين ،و منتجي البدائل و القادمين الجدد للصناعة . لقد برهنت البحوث التطبيقية على صحة هذه النتيجة و سعي الإدارة الحثيث تجاهها.

تمكن تكنولوجيا المعلومات المؤسسة من بناء موارد معلومات إستراتيجية  التي يمكن من انتهاز الفرص الإستراتيجية .و عادة ما يمكن المؤسسة من تغطية تكلفة بناء نظام معلوماتها الاستراتيجي من الزيادة في أعمالها عن طريق خلق المنتجات أو الأسواق أو الأعمال الجديدة أو تطوير المنتجات أو المنتجات أو الأسواق القائمة و عموما تمكن الاستثمارات في مجال تكنولوجيا المعلومات من :

بناء قاعدة معلومات إستراتيجية من البيانات الداخلية و الخارجية و تحليلها،و كذا تغطية الاستثمارات في تقنية المعلومات من خلال الاستخدام التشغيلي في تطبيقات إستراتيجية . (19)

 

 

 

(19):كامل السيد غراب ،مرجع سابق ،ص127

 

خاتمــة :

تكنولوجيا نظم  المعلومات هي من أهم الوسائل التي يلجأ إليها المدير لتعزيز موقف المنشأة في السوق و تحقيق النجاح لإستراتيجيته التنافسية ،فإن مفهوم المنافسة قد تغير في الوقت الراهن عما كان عليه في السابق ،وكل هذا يؤثر على الاستراتيجيات التي قد يلجا إليها المدير لمواجهة المنافسة التي قد تتعرض لها المنشأة في السوق .

تعتبر المعلومات أحد الموارد الإستراتيجية في أي منظمة حيث لا يمكن أداء العديد من العمليات الأساسية أو اتخاذ قرار بدون الاعتماد على المعلومات.وتتحقق الميزة التنافسية من خلال الاستغلال الأفضل للإمكانيات و الموارد الفنية والمادية و المالية و التنظيمية و المعلوماتية بالإضافية إلى القدرات و الكفاءات و غيرها من الإمكانيات التي تتمتع بها المنظمة و التي تمكنها من تصميم و تطبيق استراتيجياتها التنافسية .

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى